RÉCEPTIONNISTE
Description des tâches
Titre : Réceptionniste (poste à temps partiel – 4 jours par semaine)
Service(s) :Tous
Supérieur immédiat : Coordonnatrice de la programmation
Résumé du poste:
Accueillir et orienter les participants et les visiteurs de manière appropriée; aviser le personnel de l’arrivée d’un visiteur; aider à préparer la programmation et l’horaire des participants pour leur inscription au Centre et aux différents programmes.
Résumé des tâches essentielles :
• Préparer les lieux pour recevoir les visiteurs.
• Accueillir les visiteurs en personne ou au téléphone; répondre aux questions ou les acheminer à la bonne personne.
• Orienter les visiteurs en maintenant le répertoire des employés et des services.
• Assurer la sécurité en suivant les procédures; gérer le système informatique.
• Garder propre et sécuritaire l’aire d’accueil et les salles de programmes (et répondre à leurs besoins) en respectant les procédures et les règlements.
• Programmer les rendez-vous.
• Coordonner les bénévoles à la réception (y compris lors du dîner et des remplacements).
• Préparer les trousses d’inscription pour les guides/conseillers.
• Acheminer les évaluations sur chaque professionnel à tous les 3 mois – acheminer aussi les Manuels des professionnels bénévoles à tous les nouveaux professionnels.
• Préparer et envoyer le calendrier des programmes par Mailchimp deux fois par mois.
• Maintenir et gérer la bibliothèque.
• Contrôler la participation des patientes ayant un cancer du sein au cours de yoga et fournir les renseignements requis à la Fondation.
• Tous les deux mois, transférer les participants ayant terminé le programme dans une autre banque de données.
• S’occuper de toutes les ventes et des frais d’annulation tardive.
• Commander toutes les fournitures de bureau (par ex. les brochures, l’Ensure …)
• Assister aux réunions d’équipe.
• Adhérer à la mission, à la vision et aux valeurs fondamentales de l’entreprise.
Compétences/Qualifications:
Bilinguisme; comportement positif et accueillant; excellentes compétences au téléphone; excellentes compétences à l’ordinateur; professionnalisme; orientation client; sens de l’organisation; esprit d’équipe; capacité à travailler sous pression; capable d’effectuer plusieurs tâches, bonne gestion du temps.
Veuillez faire parvenir votre CV à cv@wicwc.org d’ici le 1er février 2017
Avis de non-responsabilité
Les énoncés ci-dessus sont destinés à décrire la nature générale et le niveau des tâches assignées aux personnes de cette classe d’emploi. Ils ne doivent pas être considérés comme une liste exhaustive des toutes les responsabilités, tâches et compétences requises du personnel ainsi classifié. Tous les membres du personnel peuvent occasionnellement avoir à remplir des tâches hors the leurs responsabilités habituelles, au besoin.